¿EL VALOR DEL TIEMPO?
El tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos y quizás el más difícil de gestionar, o en el que más dificultades tienen las personas y ello causa insatisfacción.
Existen una serie de herramientas, técnicas o métodos de gestión del tiempo, pero de poco sirven si antes no existe una toma de conciencia sobre lo que verdaderamente significa gestionar el tiempo.
Una buena gestión del tiempo exige como todo proceso de coaching Consciencia, Responsabilidad y Acción:
Consciencia sobre cómo uso realmente mí tiempo: a veces no valoramos el uso del tiempo y pensamos que lo que no hagamos hoy, lo podemos hacer mañana, procrastinamos demasiado y no medimos cuántos minutos y horas dedico a cada cosa cada día, a qué cosas se las dedico, cuánto tiempo seguido puedo estar haciendo la misma tarea, cuales son los ladrones del tiempo y qué trampas mentales se reproducen en mi vida que me alejan de mis objetivos. ¿Cuánto valoras tu tiempo?
Este análisis es el primer paso para comenzar a trabajar la mejora de la gestión del tiempo.
Responsabilidad sobre el uso de nuestro tiempo. Si quieres mejorar tu gestión del tiempo tienes que asumir que solo podrás cambiar aquello que está bajo tu control directo: No puedes impedir que la gente te llame, pero si puedes decidir no contestar las llamadas cuando llegan y hacerlo en un momento que sea mejor para ti y que no te aparte de la tarea que estás haciendo.
“Todos tenemos 24 horas diarias durante 365 días al año, lo que nos diferencia es como las. Usamos y que obtenemos con ello.”
Acción para poner en práctica los hábitos necesarios para una buena gestión del tiempo. La fuerza de voluntad y los hábitos adquiridos nos permitirán que esta acción sea más fácil, pero todos sabemos que una buena gestión del tiempo es algo tan difícil de conseguir como mantener una dieta, una práctica de deporte o ejercicio físico de forma regular, o dejar de fumar. Requiere una total consciencia y concentración en el objetivo, muchísima constancia y fuerza de voluntad y no despistarse ni un momento porque recaer es muy fácil.
Lo ideal es que primero te concentres en una sola cosa a cambiar o mejorar y la trabajas día a día durante al menos 3 meses hasta que la incorpores a tu vida de una manera natural. Se trata de aplicar los 4 pasos del proceso de aprendizaje hasta llegar a la competencia inconsciente. Eso sí nunca te desentiendas de seguir observándote y analizándote porque como digo la gestión del tiempo es como dejar de fumar, puedes volver a recaer en cualquier descuido.
Una vez que hemos asumido los tres puntos anteriores (consciencia, responsabilidad y acción) podemos trabajar la mejora de la gestión de nuestro tiempo. Para ello tenemos que tener presentes cuales son las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo:
1.- Auditoria del tiempo para adquirir consciencia del uso real de mí tiempo
2.- Establecimiento de prioridades y objetivos: Tener en claro las metas y las áreas de trabajo que son claves para nuestros resultados y nuestra vida. ¿Para qué quiero usar mi tiempo?
3.-Determinación del GAP de las áreas de uso del tiempo
¿Cómo estoy usando mi tiempo? , ¿Cómo quiero usarlo?
4.- Definir las actividades prioritarias las que nos acercan a nuestros objetivos, y las que nos alejan y asignarles las áreas de uso necesarias para lograr nuestros objetivos
5- Planificar la agenda por escrito (sácalo de tu mente) y utilizando la herramienta time boxing.
6.- Prever la aparición de los ladrones del tiempo y tener un plan para controlarlos y gestionarlos
7.- Control continuo: seguimiento, revisión y evaluación continua de como usamos nuestro tiempo y evaluar resultados para reprogramar cuando sea necesario.
8.- Adopción de hábitos eficaces:
- Parar y pensar antes de actuar y ejecutar demandas nuevas. Aprender a decir NO a los demás y a nosotros mismos de forma asertiva y eficaz.
- Parar y reorganizar ante demandas nuevas, desorden o pérdida de control.
- Realizar lista de tareas pendientes cuando nos asalta el tráfico mental, el agobio, la preocupación o el descontrol.
- Controlar el tiempo empleado en la realización de los distintos trabajos.
- Dividir los trabajos o tareas que requieren mucho tiempo de ejecución en tareas más pequeñas de 1 o 2 horas de duración máxima y que se puedan realizar en distintos días.
- Concentración. Una cosa de cada vez
- Mantén un orden diario, semanal y mensual en el cumplimiento de lo programado, en la gestión de tu información y documentación y en el archivo de la misma.
- Agrupar tareas similares y realizarlas todas de una vez
Fijar fechas límites anteriores al vencimiento - Planificar a la baja sin sobrecargar la agenda. Planificar el 70% del día y dejar un 30% libre para imprevistos
9.- Los 30 minutos clave del día:
- Al comenzar el día dedica diariamente 15 minutos a revisar tu agenda, tus objetivos y prioridades del día y a retrogradar los tiempos que sean necesarios.
- Al terminar el día, los 15 últimos minutos de tu jornada dedícalos a revisar lo que has hecho (aumenta la motivación) y lo que ha quedado pendiente reprográmalo para hacerlo en los siguiente días.
10.-Toma conciencia de cuándo eres más productiva y de cuando es el mejor momento para ti de hacer cada tipo de tarea y aprovéchalo.
Hay personas que trabajan mejor por la tarde, otras a primera hora de la mañana.
¿Cuál es tu momento?
Espero que con estas reflexiones y herramientas puedas valorar mejor tu tiempo y dedicar se lo a lo realmente importante para que al finalizar el día te sientas satisfecha de haber conseguido al menos un 80% o 90% de lo propuesto.
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Tu Coach. Susi Nieto
