8 Tips para Dejar de Perder Tiempo en las Reuniones


Cada vez estamos más expuestas a infinidad de ladrones del tiempo y solo nosotras podemos tomar las medidas oportunas o las decisiones correctas para dejar de seguir perdiéndolo.

        Es muy tentador meterse en Youtube o en Faceebok para buscar una publicación y cuando menos lo esperamos, todo nos atrapa y lo que realmente íbamos a buscar se convierte en una hora de investigación absurda.

Cualquier notificación de una red social, nos lleva a un círculo vicioso del cual nos cuesta salir, si no somos muy exigentes con nuestro tiempo.

        Todo esto supone distracciones en nuestro tiempo libre (el que antes dedicábamos a nuestros hijos o a realizar alguna actividad física), distracciones  en nuestro trabajo cada vez más inmerso en internet para seguir investigando o encontrar la dirección de algún cliente, una duda ortográfica…pero hoy no me quiero debatir en esto, sino en el tiempo que a veces se pierde en cualquier tipo de reunión.

A veces un breve encuentro en persona es más rápido y útil que un intercambio de docenas de mensajes de email o llamadas de teléfono, pero para que así sea, hay que saber hacer reuniones eficientes.

He encontrado un artículo escrito por Elena Santos en el que hay posturas con las que estoy de acuerdo y por ello quiero compartirlo contigo; son consejos (Tips) muy efectivos, para lograr que tus reuniones sean realmente útiles, y no se conviertan en un agujero negro de tiempo.

Puedes aplicarlos tanto si eres el organizador como si eres un asistente y están basados sobre todo en experiencia personal (después de haber pasado muchas horas en una sala de reuniones o esperar a que llegue mi marido de una breve y corta reunión del equipo de fútbol de nuestros hijos,  que se convirtió en interminable debido a la dispersión de temas).

También encontrarás algunas aplicaciones y servicios online que pueden ayudarte con tus reuniones, desde controlar el tiempo que dedicas a cada punto, hasta redactar al acta que luego compartirás con los participantes. Todo es cuestión de proponérselo, y conseguir que tus reuniones se conviertan en una parte satisfactoria de tu trabajo dónde se encuentren soluciones satisfactorias para todos y podamos empatizar (un sitio donde vas a apagar el cerebro mientras alguien más habla)

Hay que ser considerado con el tiempo de los demás por lo que hay que ser eficiente en planificación y en preparación previa

  1. Comparte la agenda por adelantado.Primeramente tendrás que tener claro que temas son los que se van a tratar y eso te ayuda a decidir si realmente es necesario convocarla, o se puede solucionar rápidamente vía correo electrónico, además compartir con los asistentes los temas a tratar 24 horas antes de la reunión, les permitirá ir mejor preparados y con distintas alternativas. Si no eres el organizador, solicita esta agenda a la persona encargada.
  2. Revisa la lista de invitados.Las personas invitadas deben ser claves ya que de lo contrario no se podrá tomar ninguna decisión y será una pérdida de tiempo. Por otro lado, si te han invitado a una reunión y crees que tu presencia no es necesaria, no tengas miedo de rechazar la convocatoria (pidiendo, eso sí, que te envíen el acta después).
  3. Respeta esmeradamente los tiempos.Llegar tarde a una reunión no sólo es una falta de educación, sino que además hace esperar a todos los demás que han llegado antes. Si eres el organizador, no esperes a los tardones: empieza la reunión a su hora, respeta los tiempos asignados a cada parte (que habrás calculado antes en la agenda) y acaba a la hora prevista. Para incentivar  a estos tardones, un “truco” (que me encanta)  es hacer pagar un euro a todo aquel que llegue tarde. Luego, con el bote acumulado podéis ir a tomaros algo todos juntos.
  4. Crea un archivo de ideas.Muchas veces en las reuniones es fácil salirse por la tangente, pero si es un tema de importancia, apúntalo en un “archivo de ideas” para incluirlo en el acta y tratarlo en otra ocasión, a no ser que sea Urgente, lo cual debería haberse notificado al recibirse la agenda para incluirlo en los temas a tratar.
  5. Asigna tareas antes de acabar.Al finalizar la reunión cada uno de los asistentes, debe tener claro las tareas asignadas y la fecha estimada de realización de la tarea en cuestión.
  6. Toma notas personales.Todos los asistentes deberían llevar preparados los temas que les competen y tomar notas al respecto derivados de la agenda que quieran tratar, además de apuntarse la tarea que se le haya asignado al finalizar la reunión.
  7. Para el acta de la reunión, idealmente, se debería asignar a una persona al comienzo de la misma que tome notas con su portátil (para ahorrarse el trabajo de pasar las notas manuscritas a un email) y el resto con lápiz y papel (no con ordenador) ya que el uso de tecnología (portátiles, móviles, Tablet) en una reunión es más una distracción que otra cosa, y a la mínima que desconectas del tema te encuentras comprobando el email o mirando redes sociales. De hecho, en algunos artículos sobre este tema recomiendan prohibir la entrada de Smartphone en la sala de reunión.
  8. Haz seguimiento de la reunión.Al finalizar la reunión sería bueno recolocar las ideas principales, tareas y fechas asignadas así como los temas de archivo pendientes. Mandar a los dos días una nota de recordatorio a cada asistente.

Apps y servicios para mejorar tus reuniones

Existen multitud de aplicaciones y servicios online que puedes usar si las conoces y le sacas partido para incorporar la tecnología en tus reuniones y hacerlas más efectivas. Algunas de ellas son:

  • Team Meeting Checklistes un sencillo formulario web que te permite comprobar si lo tienes todo a puntopara tu reunión, incluyendo varios de los puntos que comentábamos antes. Una vez rellenado, podrás enviarlo a los participantes en la reunión, adquiriendo con ellos un compromiso. También puedes imprimirlo para tener una copia siempre a mano.
  • Evernote: ¿Quién no lo conoce? Esta herramienta  que se define a sí misma como un cerebro externo nos puede facilitar mucho la vida. En mi caso, es la herramienta sobre la cual trabajo directamente en la reunión para anotar todo lo que se dice. En ella apunto las ideas básicas, pero principalmente aprovecho otras funciones del sistema que me ayudan a contextualizar después la reunión: la posibilidad de tomar fotos y añadir audio. Uno de los problemas de las reuniones reside en dejar cuatro notas que al cabo de una semana pierden fuerza sin el contexto, pero si sacamos una foto de un esquema o un boceto, y también añadimos unos segundos de audio de parte de la reunión recordaremos en segundos el contenido de la misma por mucho que pase el tiempo. Al ser multiplataforma y en la nube, podremos leer o editar en cualquier otro dispositivo de forma sincronizada.

        Espero que una vez leídos estos 8 Tips, reflexiones sobre ello y organices mejor tus reuniones y mires por tu tiempo y el de los demás. Tus 24 horas pueden dar mucho de sí, si sabes sacarle provecho y te sientes satisfecha, por poco que hagas siempre avanzarás sin rendirte y las energías no se agotaran.

 

Por Susi Nieto, Coach profesional

Blog: Reinvéntate y aprende a desaprender

Página web: Susinieto.com